Quy định mới về đăng ký hộ kinh doanh 2025 – Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì khi bỏ thuế khoán từ 2026?

Quy định mới về đăng ký hộ kinh doanh theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và chính sách bỏ thuế khoán từ năm 2026 là hai thay đổi quan trọng mà mọi hộ kinh doanh cần nắm rõ. Đây không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính thuế, kê khai và vận hành kinh doanh trong thời gian tới.

1. Quyền thành lập hộ kinh doanh theo quy định mới

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có thể do một cá nhân hoặc nhiều thành viên trong hộ gia đình cùng đăng ký thành lập. Một số điểm chính:

• Cá nhân hoặc hộ gia đình có quyền thành lập hộ kinh doanh nếu có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Trường hợp nhiều người cùng thành lập, các thành viên phải có văn bản ủy quyền công chứng/chứng thực cho một người đại diện làm chủ hộ kinh doanh.
• Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân với hoạt động kinh doanh.
• Người bán hàng rong, buôn chuyến, dịch vụ lưu động… không bắt buộc phải đăng ký hộ kinh doanh trừ khi kinh doanh ngành nghề có điều kiện.

2. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh – Giá trị pháp lý

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế. Văn bản này có thể ở dạng bản giấy hoặc điện tử, cấp bởi UBND xã, phường, thị trấn nơi hộ đặt trụ sở.

Điều kiện để được cấp giấy phép:

• Ngành nghề không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh.
• Tên hộ kinh doanh đặt đúng quy định, không trùng lặp.
• Hồ sơ đăng ký đầy đủ, hợp lệ.
• Đóng đủ lệ phí theo quy định.

Ngay sau khi có giấy chứng nhận, hộ kinh doanh được phép hoạt động hợp pháp.

3. Hồ sơ và thủ tục đăng ký hộ kinh doanh

Người thành lập hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền cần nộp hồ sơ tại UBND cấp xã. Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao công chứng văn bản ủy quyền (nếu có nhiều thành viên).

Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận phải trả kết quả hoặc ra văn bản yêu cầu bổ sung, sửa đổi hồ sơ. Nếu quá thời hạn mà không giải quyết, người nộp hồ sơ có quyền khiếu nại.

4. Các trường hợp bị từ chối cấp đăng ký hộ kinh doanh

• Hộ kinh doanh đã từng bị thu hồi giấy chứng nhận nhưng chưa khắc phục vi phạm.
• Hộ kinh doanh không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Có văn bản yêu cầu của Tòa án, cơ quan điều tra hoặc cơ quan thi hành án.

Chỉ khi đã khắc phục và được cơ quan chức năng chấp nhận, hộ kinh doanh mới có thể đăng ký trở lại.

5. Bỏ thuế khoán từ 2026 – Thay đổi lớn với hộ kinh doanh

Từ năm 2026, thuế khoán sẽ bị bãi bỏ. Hộ kinh doanh phải chuyển sang hình thức kê khai – khấu trừ thuế, tức phải xuất hóa đơn điện tử và kê khai doanh thu, chi phí đầy đủ như doanh nghiệp.

Điều này mang lại nhiều lợi ích:

• Tạo sự công bằng và minh bạch giữa hộ kinh doanh lớn và doanh nghiệp.
• Giúp cơ quan thuế quản lý chính xác, tránh thất thu ngân sách.
• Khuyến khích hộ kinh doanh chính quy hóa hoạt động, dễ tiếp cận vốn và hợp tác với doanh nghiệp lớn.

Tuy nhiên, thách thức không nhỏ là nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ, tiểu thương chợ truyền thống chưa quen với công nghệ và quy trình mới.

6. Nghĩa vụ thuế mới hộ kinh doanh cần lưu ý

7. Giải pháp hỗ trợ hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi

Để giảm áp lực khi bỏ thuế khoán, cơ quan thuế và doanh nghiệp công nghệ đang triển khai nhiều giải pháp:

• Miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử, hỗ trợ cài đặt tận nơi.
• Cho phép hộ kinh doanh nhỏ (<3 tỷ đồng/năm) lựa chọn phương pháp kê khai hoặc nộp trực tiếp trong giai đoạn đầu.
• Nới thời hạn xuất hóa đơn trong vòng 3 ngày để giảm rủi ro sai sót.
• Xây dựng cơ chế xử lý hàng tồn kho không có hóa đơn khi chuyển đổi sang kê khai khấu trừ.

8. Cơ hội và thách thức với hộ kinh doanh

Cơ hội:

• Tham gia chuỗi cung ứng chính quy.
• Dễ dàng tiếp cận vốn ngân hàng, đối tác lớn.
• Tăng uy tín, minh bạch tài chính.

Thách thức:

• Chi phí đầu tư ban đầu (máy tính, phần mềm, thiết bị in hóa đơn).
• Rủi ro sai sót trong kê khai dẫn đến xử phạt.
• Thói quen kinh doanh thủ công khó thay đổi.

9. Kết luận

Quy định mới về đăng ký hộ kinh doanh 2025 và chính sách bỏ thuế khoán từ năm 2026 là bước tiến quan trọng trong quản lý kinh tế. Dù còn nhiều khó khăn trong giai đoạn đầu, nhưng đây là cơ hội để hộ kinh doanh từng bước hòa nhập vào môi trường kinh doanh hiện đại, minh bạch và bền vững hơn.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Hộ kinh doanh nhỏ lẻ dưới 100 triệu/năm có phải đăng ký không?
Không bắt buộc, trừ khi kinh doanh ngành nghề có điều kiện.

2. Khi bỏ thuế khoán, hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?
Máy tính, phần mềm quản lý, chữ ký số và tập làm quen với kê khai thuế điện tử.

3. Thuế môn bài năm 2026 có thay đổi không?
Vẫn áp dụng, nhưng căn cứ dựa trên kê khai doanh thu thực tế thay vì ước tính khoán.

4. Nếu hộ kinh doanh không đủ khả năng tự kê khai?
Có thể thuê đại lý thuế hoặc dịch vụ kế toán để hỗ trợ, chi phí thấp hơn so với doanh nghiệp.